KEY4EVENTS

À propos de KEY4EVENTS

Fondée en 2004, KEY4EVENTS s’appuie sur plus de vingt ans d’expérience aux côtés d’organisateurs d’événements de toutes tailles. Initialement prestataire de services informatiques, bureautiques et réseaux, l’entreprise a développé une expertise pointue en solutions logicielles spécifiquement conçues pour l’événementiel. Elle offre notamment des services d’inscription et édition de badges, de gestion de présentations, de captation et diffusion de contenus, de contrôle d’accès ou encore d’intégration de données avec les systèmes CRM, ERP et CMS de ses clients.

Aujourd’hui, KEY4EVENTS accompagne chaque année entre 200 et 250 événements en France et à l’international,principalement des congrès médicaux et scientifiques, mais aussi des événements d’entreprise. Au fil des ans, KEY4EVENTS a noué des liens étroits avec plus d’une centaine d’associations, de PCO (Professional Congress Organizer) et de centres de congrès internationaux de renom.

 Les besoins opérationnels de l’entreprise

Parmi ses solutions déployées sur site, KEY4EVENTS propose K4access, un outil dédié au contrôle d’accès et à la traçabilité (suivi des présences, gestion des accès, comptage, enregistrements). Jusqu’alors, ces opérations reposaient sur des terminaux hors ligne, permettant une collecte locale des données (participation aux sessions, aux déjeuners, etc.), qui devaient ensuite être récupérées manuellement et consolidées sous Excel en fin de journée. Pour répondre à l’évolution des besoins de ses clients et poursuivre sa démarche d’innovation, KEY4EVENTS a souhaité développer une solution plus souple et entièrement sécurisée, capable de collecter et centraliser les données en temps réel, de supprimer les ressaisies manuelles et les risques d’erreur, et d’offrir une exploitation beaucoup plus fluide des informations pendant les événements.

Ce que nous avons construit ensemble

La solution K4access, utilisée par les organisateurs, les hôtes et les agents de sécurité, est directement connectée à la plateforme SaaS de KEY4EVENTS (K4register), qui centralise la gestion des inscriptions et des points de contrôle. 

Équipées du terminal Famoco FX325 avec lecteur laser, les équipes scannent les badges des participants pour contrôler instantanément l’accès et respecter les jauges de capacité. Les données sont synchronisées en temps réel vers la plateforme, permettant une gestion centralisée des points de contrôle et la mise à jour continue des listes de participants. Cette visibilité globale permet d’adapter l’organisation en direct (ajout de points de contrôle supplémentaires, contrôle des jauges) et de fluidifier immédiatement les flux. La solution reste bien sûr opérationnelle même hors connexion, grâce au téléchargement et à l’utilisation locale des données.

Dans le contexte sensible des congrès médicaux et scientifiques, la sécurité des donnéesest indispensable : la solution repose sur le Famoco OS, un système d’exploitation Android qui garantit la souveraineté des datas.

Ce qui a démarqué Famoco

• Appareils Android sécurisés entièrement compatibles avec les logiciels KEY4EVENTS
• Famoco MDM qui simplifie considérablement la configuration des terminaux et la gestion des flottes
• Famoco Connect: solution de connectivité qui permet d’accéder instantanément au réseau dans le monde entier, sans carte SIM physique
• Famoco FX325: conception robuste, scanner laser haute performance et fiabilité éprouvée même en cas d’utilisation intensive
• Batteries amovibles et longue durée, pour une meilleure durabilité et un engagement environnemental
• Recommandation de confiance par un autre prestataire de services informatiques événementiels